KI-Agenten können viel operative Arbeit übernehmen, doch das Ergebnis hängt davon ab, wo man anfängt. Wer mit dem falschen Prozess startet, wird enttäuscht; wer mit dem richtigen startet, sieht den Nutzen innerhalb weniger Wochen.

Die richtige Frage lautet nicht „Was kann KI?“, sondern „Welche Arbeit in meinem Unternehmen hat die richtigen Eigenschaften, um sie einem Agenten zu übertragen?“.

Drei Fragen, um einen guten Kandidaten zu erkennen

Bevor Sie sich entscheiden, prüfen Sie jede Tätigkeit anhand dieser drei Fragen.

  1. 01Ist sie wiederkehrend? Sie wird häufig ausgeführt, immer nach denselben Regeln.
  2. 02Ist das Ergebnis überprüfbar? Es lässt sich leicht feststellen, ob die Arbeit gut gemacht ist, etwa durch den Abgleich mit einem Dokument, einer Summe oder einer Regel.
  3. 03Lässt sich ein Fehler beheben? Geht etwas schief, wird es ohne Schaden korrigiert, und eine Person gibt frei, bevor die Arbeit Wirkung entfaltet.

Lautet die Antwort auf alle drei Fragen Ja, haben Sie einen guten Ausgangspunkt.

Zurückstellen

  • Entscheidungen, die von Fall zu Fall anders ausfallen
  • Schwer zu beurteilendes Ergebnis
  • Teure oder unumkehrbare Fehler
  • Informationen nur mündlich oder auf Papier

Damit beginnen

  • Klare, immer gleiche Regeln
  • Überprüfbares Ergebnis
  • Behebbare Fehler, mit Freigabe
  • Daten und Dokumente bereits digital

Die vier Prozesse, die zuerst infrage kommen

In den meisten Unternehmen sind die ersten Kandidaten dieselben.

  • Datenerfassung: Aufträge, Stammdaten und Positionen, die von einem System in ein anderes übertragen werden. Das ist die wiederkehrende Arbeit schlechthin, und das Ergebnis lässt sich Zeile für Zeile kontrollieren.
  • Auslesen von Dokumenten: Beträge, Fristen und Codes, die aus Rechnungen, Aufträgen und Anhängen zu entnehmen sind.
  • Regelmäßige Berichte: dieselben Zahlen aus denselben Quellen, jede Woche oder jeden Monat.
  • Erste Antwort im Support: Anfragen sortieren, einen Antwortentwurf vorbereiten und die Fälle, die es erfordern, an die Mitarbeitenden übergeben.
Wer mit dem richtigen Prozess startet, sieht den Nutzen innerhalb weniger Wochen.

So setzen Sie das erste Projekt auf

Ein gelungenes erstes Projekt ist klein, messbar und kontrolliert.

  1. 01Wählen Sie einen einzigen Prozess unter denen, die die drei Fragen bestehen.
  2. 02Messen Sie den heutigen Stand: wie viel Zeit die Tätigkeit kostet, wie oft sie sich wiederholt, wo die Fehler entstehen.
  3. 03Legen Sie fest, was die Person freigibt: welche Schritte der Agent allein abschließen darf und welche ein Okay erfordern.
  4. 04Starten Sie im Parallelbetrieb: In den ersten Wochen arbeitet der Agent an der Seite der Person, die die Tätigkeit ausführt und jedes Ergebnis kontrolliert.
  5. 05Vergleichen Sie und weiten Sie aus: Wenn die Zahlen stimmen, gehen Sie zum nächsten Prozess über.

Die häufigsten Fehler

  • Mit dem komplexesten Prozess beginnen, weil er am stärksten ins Gewicht fällt. Gehen Sie ihn besser später an, mit der Erfahrung aus den ersten Projekten.
  • Den Ausgangspunkt nicht messen: Ohne ein Vorher lässt sich das Nachher nicht belegen.
  • Die menschliche Freigabe zu früh abschaffen: Vertrauen entsteht, wenn man den Agenten gut arbeiten sieht, nicht dadurch, dass man es voraussetzt.

Der Mensch bleibt im Mittelpunkt

Ein Agent ersetzt kein Urteilsvermögen: Er bereitet die Arbeit vor, prüft sie und legt sie zur Freigabe vor. Wer den Prozess kennt, entscheidet, was richtig ist, und die Zeit, die bisher in wiederkehrende Tätigkeiten floss, steht wieder für die Arbeit zur Verfügung, die Erfahrung verlangt.

Auf demselben Prinzip haben wir Sinapse Agent aufgebaut, unsere Plattform für KI-Agenten: kein Schreibzugriff auf die Systeme des Unternehmens ohne die Freigabe durch eine Person. Sie finden sie auf sinapseagent.ai.

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