Die Wahl zwischen einem ERP nach Maß und einer Standardsoftware ist die Entscheidung, wer sich wem anpasst: die Software den Prozessen des Unternehmens oder das Unternehmen der Software. Sind Ihre Prozesse üblich, genügt ein gut konfiguriertes Standardsystem; machen sie Ihren Unterschied aus, kostet es mit der Zeit immer mehr, sie in ein generisches Produkt zu zwängen.

So finden Sie heraus, welcher Fall auf Sie zutrifft, und wie Sie umsteigen, ohne die Arbeit anzuhalten.

Wann ein Standard-ERP die richtige Wahl ist

Ein Standard-ERP deckt die Prozesse ab, die viele Unternehmen gemeinsam haben. Passt Ihre Arbeitsweise in diesen Rahmen, lohnt es sich nicht, bei null anzufangen: Das Produkt ist sofort einsatzbereit, und um die Updates kümmert sich der Hersteller.

  • Übliche Prozesse: Buchhaltung, Aufträge und Lager folgen den Regeln Ihrer Branche, ohne nennenswerte Ausnahmen.
  • Anpassungsfähige Gewohnheiten: Wenn Sie dem vorgesehenen Ablauf des Produkts folgen, verlieren Sie nichts Wichtiges.
  • Konfiguration genügt: Was Sie brauchen, erreichen Sie mit den vorgesehenen Einstellungen, ohne eigene Entwicklung.

Wenn Standard nicht mehr reicht

Das Standardsystem wird eng, wenn Ihre Prozesse Ihr Wettbewerbsvorteil sind, oder wenn die eigentliche Arbeit immer öfter außerhalb des Systems stattfindet.

  • Prozesse, die Sie unterscheiden: Preislisten, Produktkonfigurationen oder Planung sind ein Grund, warum Kunden Sie wählen, und das ERP zwingt Sie, sie zu vereinfachen.
  • Wachsende Anpassungen: Jede Änderung kostet mehr und macht das nächste Update heikler.
  • Verteilte Daten: Vertrieb, Lager und Verwaltung sprechen nicht miteinander, und dieselben Daten werden mehrfach erfasst.
  • Tabellen als Notlösung: Ausnahmen leben in Excel, und die Zahlen werden von Hand zusammengesetzt.

Ein einzelnes Signal ist kein Grund, den Kurs zu wechseln. Erkennen Sie fast alle wieder, lohnt es sich, nachzurechnen.

Was ein ERP nach Maß bietet und was es verlangt

Ein ERP nach Maß geht davon aus, wie das Unternehmen wirklich arbeitet: Abläufe und Ausnahmen werden erfasst, dann entstehen nur die Module, die gebraucht werden. Das Ergebnis ist eine einzige verlässliche Datenquelle für alle Abteilungen, ohne parallele Tabellen, und ein System, das mit dem Unternehmen mitwächst.

Im Gegenzug verlangt es Zeit der Mitarbeitenden, die die Prozesse kennen, vor allem in der Analyse, und einen Partner, der es über Jahre wartet und weiterentwickelt.

Die wahren Kosten zeigen sich über Jahre

Der häufigste Vergleich ist auch der irreführendste: der Lizenzpreis gegen das Angebot für die Entwicklung. Ehrlich vergleicht man die Kosten über die Jahre, nicht die Lizenz.

Beim Standard-ERP zählen Abonnements, Anpassungen, die bei jeder Version nachgezogen werden müssen, und Integrationen; beim ERP nach Maß Entwicklung, Wartung und Weiterentwicklung. In beiden Fällen schlagen die Stunden manueller Arbeit für doppelte Erfassungen zu Buche.

Der Vergleich, der täuscht

  • Nur der Lizenzpreis
  • Das Angebot für die erste Version
  • Einmal bezahlte Anpassungen
  • Manuelle Arbeit nicht eingerechnet

Der Vergleich, der hilft

  • Die Gesamtkosten über die Jahre
  • Auch Wartung und Weiterentwicklung
  • Ihr Nachziehen bei jeder Version
  • Stunden für doppelte Erfassungen

Wovon das Angebot für ein individuelles Projekt abhängt, erklärt unser Leitfaden Was kostet Individualsoftware.

Integration mit dem, was bleibt

Wie auch immer Sie sich entscheiden, das ERP arbeitet nicht allein: E-Commerce, CRM, E-Rechnung, Banken und Logistik bleiben und müssen jeden Tag Daten mit ihm austauschen.

Klären Sie vor der Entscheidung, welche Systeme bleiben und welches die verlässliche Quelle für Kunden, Preise und Bestände ist. Bei einem ERP nach Maß werden die Integrationen zusammen mit den Modulen geplant, nicht erst am Ende.

Ein neues ERP heißt nicht, alles zu ersetzen: Ersetzt wird nur, was sich nicht mehr zu behalten lohnt.

Wie die Systeme, die bleiben, zusammenarbeiten, zeigt unsere Leistung Systemintegration.

Modul für Modul, ohne Stillstand

Eine Umstellung auf einen Schlag bündelt das gesamte Risiko an einem einzigen Tag. Der umsichtigere Weg ist ein Modul nach dem anderen, mit parallelen Systemen.

  1. 01Prozesslandkarte: Abläufe, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten, bevor Code geschrieben wird.
  2. 02Erstes Modul: das, das den größten Nutzen bringt, zum Beispiel Lager oder Vertrieb.
  3. 03Datenmigration: Stammdaten, Historien und Dokumente aus dem Altsystem, mit sorgfältigen Prüfungen.
  4. 04Parallelbetrieb: Altes und neues System laufen so lange wie nötig zusammen, während die Mitarbeitenden geschult werden.
  5. 05Nächstes Modul: Sobald das erste geprüft ist, kommt das nächste hinzu.

Fragen vor der Entscheidung

Bevor Sie Angebote vergleichen, beantworten Sie diese Fragen ehrlich.

  1. 01Übliche oder besondere Prozesse? Könnte ein Wettbewerber mit demselben Produkt genauso arbeiten wie Sie, genügt wahrscheinlich ein Standardsystem.
  2. 02Was kosten die Anpassungen? Rechnen Sie die bisherigen zusammen und ihr Gewicht bei jedem Update.
  3. 03Wo liegen Ihre Daten? Zählen Sie die Systeme und Tabellen, die Sie für eine verlässliche Zahl brauchen.
  4. 04Mit einer Abteilung starten? Ein erstes Modul begrenzt das Risiko und zeigt früh, ob der Weg stimmt.
  5. 05Wer entwickelt es weiter? Ein Standard-ERP folgt den Plänen des Herstellers, ein ERP nach Maß dem Partner, der es entwickelt: Klären Sie im zweiten Fall, wem der Code gehört.

Übliche Prozesse und wenige anzubindende Systeme sprechen für ein gut konfiguriertes Standardsystem; besondere Prozesse, wachsende Anpassungen und verstreute Daten für ein ERP nach Maß.

Das sagen wir Ihnen nach einer ersten Analyse ganz offen, auch wenn die richtige Antwort ein Standardsystem ist. Wie wir arbeiten, zeigt unsere Leistung ERP nach Maß.

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