Was kostet Individualsoftware und wovon hängt das ab?

Was kostet Individualsoftware? Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an. Aber es kommt auf bestimmte Faktoren an, die sich vor der Unterschrift klären lassen und erklären, warum zwei Angebote für dasselbe Projekt sehr unterschiedlich ausfallen können.

Hier gehen wir sie einzeln durch, zusammen mit den Preismodellen und der Frage, wie sich Angebote vergleichen lassen. Eine Preisliste finden Sie nicht: Eine verlässliche Zahl gibt es erst nach einer ersten Analyse des Umfangs. Vorher ist sie eine Annahme, kein Angebot.

01Warum der Preis nach der Analyse kommt

„Eine Business-Software“, „ein Kundenportal“, „eine App“: Hinter demselben Wort stehen sehr unterschiedliche Projekte. Software nach Maß folgt den Prozessen eines Unternehmens, und die unterscheiden sich von Fall zu Fall in Regeln, Ausnahmen, Mengen und den Systemen, die bereits im Einsatz sind.

Deshalb beginnt eine seriöse Schätzung mit einer ersten Analyse: Prozesse, Ziele und Rahmenbedingungen verstehen, dann gemeinsam Umfang und Prioritäten festlegen. Erst danach lässt sich sagen, was die Umsetzung kostet und wie lange sie dauert.

02Wovon die Kosten abhängen

Jedes Angebot ist, auch wenn es das nicht ausweist, die Summe dieser Posten.

• Umfang und Funktionen: wie viele Funktionen nötig sind, wie komplex sie sind, wie viele Ausnahmen von den Regeln abgebildet werden müssen.
• Integration bestehender Systeme: ERP, E-Commerce, CRM, externe Dienste. Jede Anbindung muss entworfen, getestet und gepflegt werden, und der Aufwand hängt auch davon ab, wie gut diese Systeme dokumentiert sind.
• Datenmigration: Stammdaten und Historie aus alten Programmen oder Excel-Tabellen zu übernehmen, erfordert Bereinigung, Umwandlung und Prüfungen. Je unordentlicher die Daten, desto mehr Arbeit.
• Benutzerrollen und Sicherheit: wie viele Arten von Benutzern, mit welchen Berechtigungen; wie man sich anmeldet, was protokolliert werden muss, welche Daten zu schützen sind.
• Design und Benutzerfreundlichkeit: Eine Oberfläche für Menschen, die täglich damit arbeiten, erfordert Analyse, Prototypen und Tests mit den Nutzern.
• Infrastruktur und Hosting: wo die Software läuft, wie stark sie skalieren muss, welche Verfügbarkeit nötig ist. Diese Kosten fallen auch nach dem Go-live an.
• Qualitätssicherung und Tests: Automatisierte Tests und Prüfungen kosten während der Entwicklung, verringern aber die Fehler, die in den Betrieb gelangen.

03Die Kosten enden nicht mit dem Go-live

Die Entwicklung ist nur ein Teil der Ausgaben. Nach dem Go-live bleiben Hosting, Monitoring, Support, Sicherheitsupdates und die Änderungen, die der Arbeitsalltag mit sich bringt.

Bei der Bewertung der Investition zählen die Gesamtkosten, nicht nur die Entwicklung. Fragen Sie, wie Wartung und Weiterentwicklung geregelt sind: mit welchen Service-Levels und wer eingreift, wenn etwas nicht funktioniert.

Software kostet über ihre gesamte Lebensdauer, nicht nur bis zum Go-live.

04Festpreis, Aufwand oder inkrementelle Releases

Es gibt drei wesentliche Arten, den Preis festzulegen, jede mit Stärken und Grenzen.

• Festpreis für einen definierten Umfang: Sie kennen die Ausgaben im Voraus. Das funktioniert, wenn der Umfang von Anfang an klar ist; jede spätere Änderung wird zum Änderungsantrag mit eigenem Preis, und die Unsicherheit fließt tendenziell in den Preis ein.
• Nach Aufwand (Time and Material): Sie zahlen die tatsächlich aufgewendete Zeit. Das ist flexibel, aber die Gesamtausgaben sind weniger vorhersehbar und erfordern ständigen Einblick in den Fortschritt.
• Inkrementelle Releases: Das Projekt wird in aufeinanderfolgende Versionen aufgeteilt, jede mit eigenem Umfang, Zeitplan und eigenen Kosten. Sie sehen die Software früh laufen und entscheiden den nächsten Schritt anhand der Ergebnisse; im Gegenzug braucht es Ihre Mitwirkung, um bei jedem Release die Prioritäten festzulegen.

05Angebote lesen und vergleichen

Ein seriöses Angebot macht klar, was Sie kaufen. Prüfen Sie, ob es mindestens diese Punkte enthält.

• Umfang: was umgesetzt wird, beschrieben in verständlichen Funktionen statt in allgemeinen Posten.
• Zeitplan: die Projektphasen und was Sie am Ende jeder Phase erhalten.
• Kosten: je Phase oder Release, mit laufenden Kosten separat ausgewiesen.
• Ausschlüsse: was nicht enthalten ist. Oft hören zwei Angebote genau hier auf, vergleichbar zu sein.
• Rechte am Code: wem Quellcode und Dokumentation gehören und was passiert, wenn Sie eines Tages den Anbieter wechseln.

Zwei Angebote lassen sich nur bei gleichem Umfang vergleichen. Das günstigere lässt vielleicht Integrationen, Migration oder Tests weg, die das andere enthält: Legen Sie die Posten nebeneinander, bevor Sie auf die Summe schauen.

06Weniger ausgeben, ohne Qualität zu verlieren

Die Kosten lassen sich senken, wenn man sorgfältig wählt, wo man kürzt: Gespart wird am Umfang, nicht an der Qualität.

• Beginnen Sie mit dem größten Nutzen: dem Prozess, der heute am meisten Zeit kostet, oder der Funktion, auf die die Nutzer am meisten warten.
• Bringen Sie früh eine erste Version heraus: nur die wesentlichen Funktionen, gut gebaut, dann wächst die Software mit der realen Nutzung. Das ist die Logik eines MVP: Mehr dazu unter MVP und digitale Produkte.
• Streichen Sie, was nicht gebraucht wird: Funktionen, die nett, aber nicht nötig sind, Berichte, die niemand liest, seltene Ausnahmen, die sich anfangs von Hand erledigen lassen.
• Prüfen Sie, was Sie schon haben: Bestehende Software lässt sich erweitern, integrieren oder schrittweise ablösen.
• Sparen Sie nicht an Tests und Dokumentation: Die Ersparnis von heute würde zu den Kosten von morgen.

07So erstellen wir bei rwstech ein Angebot

Nach einer ersten Analyse erhalten Sie ein Angebot mit klar definiertem Umfang, Zeitplan und Kosten: Wir beginnen mit dem, was den größten Nutzen bringt, und lassen weg, was nicht gebraucht wird.

Wir arbeiten mit inkrementellen Releases: Die Dauer hängt vom Umfang ab, aber Ziel ist eine erste nutzbare Version in wenigen Wochen, die wir gemeinsam mit Ihnen Schritt für Schritt vervollständigen. Der Code gehört dem Kunden, ist dokumentiert und durch Tests abgedeckt. Unsere KI-Agenten unterstützen das Senior-Team bei Entwicklung, Tests und Dokumentation; Entscheidungen und Prüfungen bleiben bei den Menschen.

Mehr erfahren: unsere Leistung Individualsoftware.